Ověřování listin pro jejich použití v zahraničí – Česká republika, Nizozemsko a Belgie

Úřední listiny, tj. formalizované dokumenty vystavené nebo potvrzené k tomu pověřeným orgánem, mají ve vnitrostátním právním řádu zpravidla zvláštní postavení, které se týká zejména jejich důkazné hodnoty. V praxi se běžně vyskytují situace, kdy je potřebné použít úřední listinu vystavenou v zahraničí.

V těchto případech se obvykle vyžaduje splnění určitých formálních požadavků, které zajistí, že listina bude uznatelná pro vnitrostátní orgány ve státě použití. V následujících řádcích Vám přineseme několik praktických informací, jak postupovat při ověřování listin vystavených v Belgii a Nizozemsku pro jejich použití v České republice a rovněž jakým způsobem ověřovat české listiny určené k použití v těchto zemích.

Ověřování nizozemských a belgických listin pro jejich použití v České republice

Ověřování cizozemských listin pro jejich legální použití v České republice se řídí přesně danými pravidly. Jak informuje portál Ministerstva zahraničních věcí ČR na svých webových stránkách, je nutné především rozlišovat, zda příslušný stát, ze kterého cizozemská listina pochází, má s Českou republikou uzavřenu bilaterální smlouvu či zda je smluvní stranou Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin ze dne 5. října 1961 (viz vyhl. MZV č. 45/1999 Sb.). Seznam smluvních stran Haagské úmluvy lze najít na webové stránce: http://www.hcch.net/index_en.php?act=states.listing. Pokud konkrétní stát nepatří ani do jedné z těchto skupin, musí být listina pro použití v České republice opatřena vyšším ověřením (tj. superlegalizací) zastupitelského úřadu ČR, který je akreditován pro stát, jehož orgán listinu vystavil. Superlegalizace zastupitelským úřadem ČR následuje po vyšším ověření listiny příslušnými orgány a ministerstvem zahraničních věcí daného státu.

Cizozemské listiny z Nizozemska či Belgie není z titulu smluvních stran zmiňované úmluvy nutné opatřovat superlegalizací, konečné ověření formou tzv. apostily provádí příslušný nizozemský či belgický orgán. To samé lze konstatovat pro použití českých listin v Belgii a Nizozemsku.

Co se vlastně rozumí pojmem apostilace?

Apostilace nizozemských nebo belgických listin je zjednodušený (a jediný) legalizační úkon, který zaručuje českým úřadům platnost a použitelnost takových listin v rámci českého právního systému. Apostilovat lze tedy pouze originály listin opatřené podpisem příslušného úředníka. Nejběžnějšími listinami v právní praxi, které je potřeba apostilovat, jsou výpisy z rejstříku trestů, výpisy z obchodního rejstříku nebo plné moci podepsané před nizozemským či belgickým notářem. Apostila (někdy se používá rovněž termínu apostilní doložka) je čtvercového tvaru, umisťuje se zpravidla na zadní část konkrétní listiny a má tištěnou nebo samolepicí formu. Obsahuje 10 formálních údajů týkajících se jednak toho, kdo ověřovanou listinu vydal, a také toho, kdo apostilaci provádí. Dále obsahuje podpis a razítko orgánu, který apostilaci provedl. Apostila se vydává v různých jazykových verzích a je na žadateli, aby požádal o apostilu v jazyce, který jemu nejlépe vyhovuje. Lze volit z verze nizozemské, anglické, německé, španělské, italské či francouzské. Pouze její název „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ musí být uveden ve francouzštině. Z praktického důvodu je vhodné připojit k listině apostilu ve stejném jazyce, v jakém je text vlastní listiny. Apostilovaná listina pro použití v České republice se musí (včetně apostily) nechat přeložit soudním překladatelem a jazyková shoda na listině znamená často úsporu nákladů vydaných za jejich následný úředně ověřený překlad, a i rychlejší vybavení, protože soudní překlad může zpracovat pouze jeden překladatel.

Apostilace listin v Nizozemsku

Apostilace nizozemských listin se provádí na nizozemském obchodním soudě – v nizozemštině rechtbank. Nizozemsko je rozděleno na 19 soudních regionů[1], je tedy nutné se dostavit k místně příslušnému obchodnímu soudu. Účtuje se administrativní poplatek ve výši 17 EUR za každou apostilu. Listiny lze nechat opatřit apostilou obratem přímo na přepážce obchodního soudu v rámci úředních hodin nebo lze vše vybavit „na dálku“ pomocí poštovního styku.

V této souvislosti je jistě vhodné podotknout, že není z právního pohledu možné apostilovat listinu v jakékoliv podobě. Problémem je např. digitální výpis z nizozemského obchodního rejstříku získaný online ve formátu PDF, který se po vytištění nepovažuje za právně platnou úřední listinu. Pokud si tedy přejeme nechat apostilovat výpis z obchodního rejstříku nizozemské společnosti, musíme si zažádat o papírový (a řádně podepsaný) výpis.

Případné další dotazy týkající se úkonu apostilace lze směřovat např. na MZV ČR, případně na Velvyslanectví České republiky v Nizozemsku. Soud Amsterdam ani jiné menší místní soudy obecné informace týkající se problematiky apostil neposkytují.

Apostilace listin v Belgii

Apostilace belgických listin se provádí na Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken (zkráceně FOD) se sídlem v Bruselu, což je místní federální úřad pro zahraniční záležitosti, a hradí se poplatek 10 EUR za každou apostilu. I u belgických listin platí pravidlo, že apostilování listin zajišťuje zmíněný úřad během svých úředních hodin, případně lze vše vybavit „na dálku“ pomocí poštovního styku, což trvá řádově několik dní.

V právní praxi se často setkáváme s problémem apostilace belgického výpisu z rejstříku trestů. Pokud totiž žadatel neupozorní úředníka místního obecního úřadu (gemeente), že se výpis z rejstříku trestů bude používat pro zahraniční účely, odmítne Vám FOD listinu apostilovat. Proto je potřeba toto vždy zmínit a listinu následně podepíše pověřený vyšší úředník či sám starosta příslušného belgického obecního úřadu.

Případné další dotazy týkající se úkonu apostilace lze směřovat přímo na kancelář FOD Brusel, tel. č. +32 2 501 81 11 nebo +32 2 501 32 00, případně lze nějaké detailnější informace najít na webové stránce: http://diplomatie.belgium.be/en/services/legalisation_of_documents/index.jsp

Smlouva mezi Československou socialistickou republikou a Belgickým královstvím o právní pomoci ve věcech občanských, rodinných a obchodních (vyhláška MZV č. 59/1986 Sb.) v článku 13 stanovuje, že „listiny vydané justičními orgány jednoho z obou států, opatřené otiskem jejich razítka, stejně jako listiny, kterými tyto orgány ověřují datum a pravost podpisu nebo opisy, jsou při použití na území druhého státu osvobozeny od dalšího ověřování“. Při interpretaci tohoto ustanovení narážíme na nejasné vymezení „justičních orgánů“. Největší přeshraniční využití by v praxi mohly mít listiny vystavené notáři. Podle dostupných informací se ovšem bohužel jak české, tak belgické úřady stavějí odmítavě k akceptaci listin vystavených notáři ve druhém státě, pokud tyto listiny nejsou ověřeny apostilní doložkou. Pomineme-li tedy listiny vystaveny soudy, doporučujeme opatřit apostilou všechny belgické listiny pro použití v České republice a totéž lze doporučit pro používání českých listin v Belgii.

Apostilace českých listin pro jejich použití ve smluvních státech Haagské úmluvy

V České republice se úřední listiny ověřují pro použití ve smluvních státech Haagské úmluvy (tj. včetně Nizozemska a Belgie) na dvou místech, a to v závislosti na druhu ověřované listiny, resp. orgánu, který ji vydal.

1. Apostilaci listin vydaných justičními orgány České republiky, včetně listin vydaných nebo ověřených notáři, provádí Ministerstvo spravedlnosti – mezinárodní odbor civilní, který sídlí na adrese Na Děkance 3, 128 10 Praha 2. Na uvedené adrese apostily vyhotovují v úředních hodinách na počkání nebo je možné o apostilu žádat poštou, čímž se ovšem proces o několik dnů prodlouží. Poplatek za jednu apostilu je 100 Kč a hradí se kolky. Apostily vydané Ministerstvem spravedlnosti jsou dvoujazyčné, obsahují české a anglické znění.

Které orgány se pro účely apostilace považují za „justiční“, není ani zde přesně definováno. V praxi se ovšem na Ministerstvu spravedlnosti ověřují pouze listiny vystavené soudy a notáři. Všechny ostatní dokumenty je nutné apostilovat na Ministerstvu zahraničních věcí (viz níže).

V souvislosti s listinami vystavenými nebo ověřenými notáři je důležité upozornit, že je lze apostilovat, jen pokud byly vystaveny notářem nebo notářským kandidátem, který byl ustanoven zástupcem notáře nebo byl pověřen k legalizaci a vidimaci ve vztahu k cizině. Naopak, ministerstvo odmítne apostilovat listiny, které vystavil nebo ověřil notářský koncipient. Proto je v každém případě nutné notáře s předstihem informovat, že příslušná listina má být použita v zahraničí.

2. Apostilaci všech ostatních úředních listin provádí Ministerstvo zahraničních věcí, odbor konzulárních činností – referát legalizace. Adresa uvedeného úřadu je Hradčanské nám. 5 110 00 Praha 1. Apostilu zde lze rovněž získat na počkání nebo poštou, neliší se ani výška soudního poplatku (100 Kč). Ministerstvo zahraničních věcí vydává apostily pouze v českém jazyce.

Ve vztahu k cizině nelze používat listiny vystavené nebo ověřené kontaktními místy Czech POINT. Ty jsou zatím určeny jen pro vnitrostátní použití. Listiny, které mají být opatřeny apostilou, je proto nutné získat přímo na tom úřadě, který má danou agendu na starosti. Výjimku tvoří výpisy z rejstříků pořízené u notáře, které lze apostilovat na Ministerstvu spravedlnosti (viz výše).

Apostilace mnohých listin vyžaduje předchozí ověření jiným, zpravidla ústředním orgánem nadřízeným orgánu, který listinu vydal, proto doporučujeme informovat se předem na stránkách Ministerstva zahraničních věcí (http://www.mzv.cz/jnp/cz/cestujeme/overovani_listin/postup_pri_overovani_listin_vydanych.html), nebo telefonicky přímo u pracovníků příslušného odboru, jaký postup je nutné zvolit u konkrétní listiny.

Postup u některých nejčastěji používaných listin:

• Ověření pravosti podpisu: Podpis ověří notář (po předchozím upozornění, že listina má být použita v zahraničí). Apostilu pak vystaví Ministerstvo spravedlnosti. V případě ověření podpisu advokátem by listinu nejdříve musela potvrdit Česká advokátní komora a až následně by listinu bylo možné apostilovat na Ministerstvu zahraničních věcí. Ověření notářem je proto pro použití v cizině mnohem praktičtější.
• Výpis z obchodního rejstříku: Výpis vystavený soudem nebo notářem apostiluje Ministerstvo spravedlnosti.
• Výpis z evidence Rejstříku trestů: Apostilovat lze pouze výpis vystavený Rejstříkem trestů v Praze (Soudní 1, Praha 4), nebo jeho pobočkami v Brně, Ostravě, Plzni a v Karlových Varech. Takto získaný výpis z evidence Rejstříku trestů musí v levém dolním rohu obsahovat otisk hranatého razítka v modré barvě.
• Výpis z katastru nemovitostí: výpis vystavený příslušným katastrálním pracovištěm apostiluje Ministerstvo zahraničních věcí, výpis pořízený u notáře lze apostilovat na Ministerstvu spravedlnosti.
• Doklady o studiu: originál nebo ověřenou kopii musí nejdříve potvrdit Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy, apostilu poté vystaví Ministerstvo zahraničních věcí.
• Úřední překlady listin: Akt vyššího ověření samotné listiny nespadá v jedno s aktem vyššího ověření jejího úředního překladu do jiného jazyka. Úřední překlad tudíž vyžaduje dvojí apostilaci. Z tohoto pohledu je praktičtější nechat listinu úředně přeložit ve státě, kde má být použita. Pokud by pro žadatele bylo přece jen výhodnější nechat listinu přeložit v ČR, bude potřebné nechat listinu nejdřív apostilovat a teprve pak ji nechat přeložit soudnímu tlumočníkovi. Tlumočnickou doložku pak musí ověřit příslušný krajský soud, u kterého je tlumočník zapsán. Teprve pak lze nechat úřední překlad apostilovat na Ministerstvu spravedlnosti.

Apostilace dokumentů pro použití v rámci EU – požadavek právní jistoty nebo nadbytečná formalita?