Interní předpisy firmy ve vztahu k užívání IT

Každá firma se potýká ve své praxi s rizikem, které představují zaměstnanci disponující počítači a pohybující se na internetu. V praxi se často setkáváme s problémy, kdy zaměstnanci porušují pracovněprávní předpisy, obchodní zákoník či autorský zákon. Jde zejména o následující způsoby jednání:

• zaměstnanec tráví pracovní dobu soukromými aktivitami na internetu,

• zaměstnanec se mstí zaměstnavateli udáním na nelegální software protipirátské alianci či policii,

• zaměstnanec realizuje vlastní konkurenční podnikání a komunikuje své zakázky prostřednictvím počítače zaměstnavatele,

• zaměstnanec má přístup k informacím, které jsou obchodním tajemstvím, a tyto informace sděluje konkurenci či využívá k vlastnímu konkurenčnímu jednání.

Všechny tyto nekalé činnosti mohou představovat značné problémy pro každou firmu. Proto je v této souvislosti vhodné dostatečně upravit práva a povinnosti vnitřními předpisy ve firmě. Taková právní úprava může předejít mnohým výše zmíněným situacím, a zejména představuje podstatnou důkazní výhodu v případném soudním sporu.

Typy vnitřních předpisů

Zákon umožňuje firmám své právní vztahy k zaměstnancům upravit jak v pracovní smlouvě, tak v tzv. vnitřních pracovněprávních předpisech. Z právního pohledu lze určitě doporučit pracovní smlouvu obsahující jen nejnutnější údaje, tj. místo výkonu práce, druh práce a den nástupu do práce. Mzdu a případné odměny doporučujeme z důvodu možnosti jednostranné změny zaměstnavatelem upravit ve mzdovém výměru. V ostatním lze odkázat na vnitřní předpisy zaměstnavatele, kterými jsou:

• pracovní řád upravující komplexně vztahy k zaměstnancům,

• dílčí směrnice, například IT směrnice, směrnice o ochraně obchodního tajemství apod.

Výhodou těchto předpisů (oproti stejné úpravě v pracovní smlouvě) je možnost jejich jednostranné změny ze strany zaměstnavatele. Jakoukoliv změnu předpisů musí firma pouze oznámit zaměstnanci a musí umět doložit, že zaměstnance se změnou seznámila. Z právního pohledu je zcela bezvýznamné, zda bude úprava obsažena ve směrnici nebo v pracovním řádu.

Oblasti úpravy vnitřních předpisů

Obsahem směrnic, respektive úpravy v pracovním řádu bývá okruh několika oblastí. Je to jednak oblast nakládání s počítačem, tzn. otázka odpovědnosti za způsobenou škodu při poškození nebo ztrátě. Dále je to oblast softwarové legálnosti, která definuje stav, kdy počítače, servery neobsahují nelegální software, dále povinnost zaměstnance neporušovat autorská práva stahováním či umístěním jakéhokoliv nelegálního softwaru na servery zaměstnavatele či flash disky. Dále by měl zaměstnavatel upravit povinnost či možnost zaměstnance užívat internet k soukromým účelům, a to pouze v omezené míře po splnění pracovní úkolů a tomu odpovídající zákaz navštěvovat placené stránky, surfovat v pracovní době namísto výkonu práce atd. Určitě by vnitřní předpisy neměly opomenout monitoring počítače a internetových aktivit zaměstnance ze strany zaměstnavatele. Směrnice o ochraně obchodního tajemství by měla kromě zákonné definice tajemství obsahovat příklady konkrétních informací, které spadají pod povinnost mlčenlivosti nebo kategorii důvěrných informací. Další kategorii vztahů, které doporučujeme upravit, je kategorie vzniku zaměstnaneckých děl. Jedná se o autorská díla, která vznikají při práci programátorů, grafiků či v rámci jiných tvůrčích pracovních pozic. Cílem takové úpravy je zajistit bezproblémový výkon autorských práv zaměstnavatele k takovým výsledkům práce jeho zaměstnanců.

Soukromí zaměstnance vs. ochrana majetku zaměstnavatele