Některé otázky spojené s praktickým využíváním datových schránek

Cílem následujícího textu je alespoň ve stručnosti upozornit na některé z dotazů, které se v souvislosti se zavedením tzv. datových schránek v praxi objevily. Některé z těchto dotazů již byly zčásti zodpovězeny v rámci materiálů, které byly distribuovány veřejnosti za účelem obeznámení se s mechanismem užívání datových schránek (zejména také na seminářích a v publikacích zpracovanými zejména Prof. Ing. Vladimírem Smejkalem, CSc. LL.M.), ovšem některé otázky zůstaly dosud nezodpovězeny a na ně se snažíme prostřednictvím následujícího článku stručně reagovat.

1. Je možné, aby byl na základě dokumentu z datové schránky, který je uložen na CD/DVD, vytvořen původního dokument, resp. dokument s platností ověřené kopie, a to prostřednictvím příslušného pracovníka na Czech POINT? Je případně možné vytvořit původní dokument, resp. jeho ověřenou kopii pouze za použití datové zprávy přímo z datové schránky, tedy nikoliv na základě pouhého předložení CD/DVD s takovým dokumentem, prostřednictvím konverze provedené oprávněným subjektem?

Pokud jde o otázku převodu dokumentu z listinné do elektronické verze, jedná se o tzv. konverzi dokumentů dle zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, (dále jen „Zákon).

Uvedená situace je spjata s rozlišením tzv. autorizované konverze (jež je spojená s tzv. vidimací dokumentu – ověření shody), která je blíže popsána níže a je prováděna pouze oprávněnými subjekty (zpravidla kontaktní místa Czech POINT, ale i advokáty), a tzv. neautorizované konverze, která není v zákoně výslovně uvedena, nicméně jde o zkratku, která se vžila u odborné veřejnosti především z oblasti archivnictví a spisových služeb představuje činnost, kdy dojde k pouhému převodu dokumentu, ovšem výsledkem není vytvoření tzv. konvertovaného dokumentu, tj. ověřené kopie.

Je třeba upozornit, že pouze autorizovaná konverze, tj. konverze spojená s tzv. vidimací dokumentu, vede k získání dokumentu s platností ověřené kopie, neboť pouze takový dokument je opatřen všemi prvky, včetně doložky o ověření.

Prosté uložení dokumentu ve formátu *.pdf, aniž dojde k níže uvedenému procesu, který zaručuje autenticitu a integritu dokumentu, nevede samo o sobě k vytvoření dokumentu s platností ověřené kopie, vždy je třeba v případě použití takového na CD/DVD uloženého dokumentu pro účely předložení tzv. ověřené kopie použít proces konverze.

Při konverzi datové zprávy, např. uložené na nosiči CD/DV subjekt provádějící konverzi musí dle § 24 Zákona u uloženého dokumentu na uvedeném nosiči ověřit platnost kvalifikovaného časového razítka, kvalifikovaný certifikát a platnost zaručeného elektronického podpisu.

Autorizovanou konverzi bude možno použít tam, kde bude nutné převést dokument z elektronické podoby do listinné nebo obráceně, přičemž je důležité zachovat právní sílu dokumentu. Autorizovaná konverze se tedy použije obecně tam, kde se dnes používá ověřená kopie.

Její využití bude nutné typicky v těchto případech:

• k podání, odesílaném prostřednictvím datové schránky, je nutno přiložit originál nebo ověřenou kopii dokumentu, který existuje jen v listinné podobě,
• z nějakého důvodu je třeba mít k dispozici v listinné podobě ověřenou kopii dokumentu (např. rozhodnutí), který byl doručen prostřednictvím datové schránky.

Domníváme se, že autorizovanou konverzi tedy není nutné používat tam, kde postačí běžná kopie a kde není nutné, aby výstupní dokument měl právní sílu ověřené kopie. V takovém případě, kdy není nutné předložit ověřenou kopii, pak stačí prosté vytištění, resp. naskenování dokumentu. Ovšem toto neplatí, pokud má jít o dokument, který musí být podepsán uznávaným elektronickým podpisem.

V praxi konverze dokumentu, myšleno autorizovaná konverze proběhne tak, že elektronický dokument, který chcete konvertovat, je možné přinést buď na CD/DVD nebo poslat z datové schránky zákazníka do úschovny (datového úložiště). V tomto případě s sebou zákazník přinese potvrzení o vložení dokumentu do datového úložiště pro potřeby konverze, které obsahuje jeho jednoznačnou identifikaci. Po uplynutí 90 dnů již nebude dokument v datové schránce, protože si z toho odvozujete, že konverze není možná. Ale nic nebrání majiteli datové schránky, aby měl dokument uložený ve vlastním úložišti nebo datovém trezoru České pošty.

Autorizovanou konverzi na žádost zajišťují ze zákona všechna veřejná kontaktní místa Czech POINT, tedy vybraní notáři, obecní a krajské úřady, pracoviště České pošty a Hospodářské komory a zastupitelské úřady. Služba autorizované konverze dokumentů, prováděná na žádost osoby, bude hrazená – ceny stanovuje zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění zákona č. 301/2008 Sb.

Autorizovaná konverze je odrazem skutečnosti, že dokumenty používané při doručování prostřednictvím systému ISDS v sobě zahrnují dva prvky, které jsou tzv. zárukou jejich autenticity a integrity, a to prvek bezpečnosti, kdy dokument v sobě obsahuje tzv. auditní stopu (v níž je zaznamenáván každý přístup k dokumentu a nakládání s ním) a dále elektronické nástroje jako elektronický podpis, elektronická značka a časové razítko, které chrání jeho integritu a autentičnost. Uvedené prvky dokumentu pak jsou i předmětem ověření daného dokumentu dle § 24 Zákona v procesu autorizace.

Vzhledem k tomu, že žádný právní předpis dosud výslovně neřeší náležitosti dlouhodobého uchovávání elektronických dokumentů, je vhodné u dokumentů dlouhodobé hodnoty, které jsou konvertovány z listinné do elektronické podoby, jejich listinnou podobu uchovat.

2. V případě, že si subjekt zřídí tzv. administrátora datové schránky, dojde k zneplatnění přístupových kódů všem ostatním subjektům, kterým byly původně zaslány přístupové kódy do datové schránky, tj. např. všem členům kolektivního statutárního orgánu? Bude těmto osobám doručeno oznámení o zneplatnění přístupových kódů?

Ve vztahu k přístupu do datové schránky hovoří Zákon o:

• tzv. primárních osobách (osoby uvedené v § 8 odst. 1 až 4), ty jsou oprávněny činit veškeré úkony,
• tzv. sekundárních osobách (§ 8 odst. 6 až 7), jež disponují delegovaným oprávněním.

Primární osoby mohou zřídit tzv. osobu administrátora nebo mohou pověřit k přístupu do datové schránky tzv. pověřenou osobu, a to k přístupu v rozsahu stanoveném primárními osobami nebo administrátorem. Uvedeným osobám je možné stanovit rozsah jejich oprávnění ve vztahu ke správě datových schránek, resp. nakládání s datovými zprávami.

U každé datové schránky je možné stanovit libovolný počet osob, které budou mít přístup do datové schránky

Pokud jde v této souvislosti o tzv. zneplatnění přístupových údajů do datové schránky, je třeba uvést následující.

Oznámení o zneplatnění přístupových údajů je uživateli odesláno ve chvíli, kdy jsou jeho přístupové údaje zneplatněny, což může v principu nastat ze tří důvodů:

• uživatel požádal o zneplatnění přístupových údajů a vystavení nových na kontaktním místě Czech POINT
• uživatel přestal být oprávněnou osobou k datové schránce, tedy statutárním orgánem či jeho členem u právnické osoby, nebo vedoucím orgánu veřejné moci (netýká se datových schránek fyzických a podnikajících fyzických osob)
• o zneplatnění přístupových údajů a vystavení nových rozhodl ze závažných důvodů správce ISDS.

V prvním i druhém případě by měla být v zásadě uživateli datové schránky tato skutečnost známa okamžitě. Oznámení o zneplatnění přístupových údajů by poté mělo být doručeno v nejbližší době po návštěvě kontaktního místa Czech POINT.

Ve druhém případě je zneplatnění způsobeno tím, že v evidenci, ze které jsou přebírány údaje pro danou datovou schránku dané organizace, přestala být daná osoba vedena jako osoba vystupující jménem této organizace (přestala být jednatelem, členem představenstva, ředitelem úřadu aj.).

V případě, že nebude v žádosti o nové přístupové údaje uvedena emailová adresu a uživatel nevyužije možnosti vygenerovat si své přístupové údaje sám, měla by mu být současně s oznámením o zneplatnění doručena PIN obálka s novými přístupovými údaji.

Ke třetímu případu může výjimečně dojít v případě, kdy je Ministerstvo vnitra jako správce přesvědčeno, že zneplatnění přístupových údajů a vystavení nových je nutné k zajištění bezpečnosti informačního systému datových schránek.

Jedná se především o případ první vlny zřizování datových schránek právnických osob, zapsaných v obchodním rejstříku, kdy PIN obálka s přístupovými údaji k datové schránce právnické osoby, odeslaná statutárnímu zástupci na adresu společnosti, nebyla v ISDS po uplynutí úložní doby označena jako doručená. V tom případě byly těmto statutárním zástupcům zaslané přístupové údaje zneplatněny a odeslány nové na adresu jejich bydliště, uvedenou v obchodním rejstříku.

Pouze v případě, že se s Vašimi přístupovými údaji nemůžete přihlásit a zároveň Vám nebyla doručena žádná nová PIN obálka s přístupovými údaji, kontaktujte infolinku na tel. 270 005 200. Operátoři Vám pomohou zjistit příčinu a poradí Vám, co dělat.

3. Pokud se uživatel rozhodne vedle administrátora zpřístupnit datovou schránku další osobě, jak postupovat? Je možné zpřístupnění datové schránky jiným osobám provést pouze prostřednictvím Ministerstva nebo stačí také obrátit se na CZECHPOINT a požádat o zaslání přístupových kódů?

Jak bylo uvedeno pod bodem č. 2, uživatel si může stanovit prostřednictvím žádosti u příslušného Ministerstva libovolný počet osob s přístupem do datové schránky.

Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky určují zejména tzv. primární osoby, které mohou určit tzv. administrátora a pověřit tzv. pověřenou osobu.

Administrátor pak může v závislosti na rozsahu svých oprávnění rovněž určit vedle primárních osob také tzv. pověřenou osobu.

Pro jejich ustanovení je možné využít buď podání žádosti u příslušného Ministerstva, nebo prostřednictvím Czech POINTu, ovšem nejjednodušší je ustanovení těchto osob přímo v datové schránce v menu v oddíle „Nastavení“.

4. Jak postupovat, pokud osoba oprávněná k přístupu do datové schránky ztratí přístupové kódy?

Pokud uživatel ztratí nebo zapomene přístupové údaje, měl by se obrátit na kterékoli kontaktní místo Czech POINT a požádat o zneplatnění původních přístupových údajů a vystavení nových. Toto může provést buď osobně na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT, nebo také podáním vůči ministerstvu. Podání musí obsahovat ověřený podpis.

V případě, že je možné, že by se k přístupovým údajům mohla dostat neoprávněná osoba, doporučujeme o znovuvystavení přístupových údajů požádat v nejbližším možném termínu. Každý uživatel nese zodpovědnost za to, že ochrání své přístupové údaje před zneužitím.

Poprvé je znovuvystavení přístupových údajů bezplatné, pokud budete požadovat zneplatnění přístupových údajů znovu dříve než za 3 roky, je úkon zpoplatněn (správní poplatek 200,- Kč).

O zneplatnění přístupových údajů může požádat pouze jejich držitel osobně, musí k tomu jednoznačně prokázat svoji totožnost s pomocí dokladů, obsahujících shodné údaje s těmi, které o Vás jako o uživateli vede ISDS. O zneplatnění tedy nemůže požádat jiná osoba (např. administrátor) a není ani možné k tomu jinou osobu zmocnit.

5. Jakým způsobem je možné vyznačit doložku právní moci na datové zprávě tak, aby měl uživatel k dispozici originál vyhotovení daného rozhodnutí? Je nezbytné nejprve zajistit originál zprávy pomocí konverze a s ním dojít na dotčený orgán?

V praxi do datové schránky uživatel obdrží dokument- např. rozsudek soudu. Po uplynutí lhůty pro podání odvolání uživatel odešle žádost o vyznačení právní moci + připojí dokument obsažený v původní datové zprávě.

PZN. Pokud si adresát dokumentu sám požádá o osobní vyzvednutí dokumentu, je třeba pro úplnost uvést následující:

Podle § 17 odst. 1 Zákona umožňuje-li to povaha dokumentu a má-li fyzická osoba, podnikající fyzická osoba nebo právnická osoba zpřístupněnu svou datovou schránku, orgán veřejné moci doručuje dokument této osobě prostřednictvím datové schránky, pokud se nedoručuje veřejnou vyhláškou nebo na místě. Podle odst. 2 připouštějí-li jiné právní předpisy doručování prostřednictvím datových schránek, pořadí způsobů doručování stanovené těmito právními předpisy zůstává ustanovením odstavce 1 nedotčeno. Z toho vyplývá, že je třeba rozlišovat, podle jakého procesního předpisu OVM (orgán veřejné moci) postupuje. [1]

6. Je možné dlouhodobě uložit zprávy z datové schránky tak, aby byly zachovány i jim přiřazené kódy (prvky autenticity a integrity) jinak než prostřednictvím využití placené služby České pošty tzv. datového trezoru?

Zpráva, která bude přečtená, bude v datové schránce uchována po dobu 90 dní. Po této lhůtě bude příloha datové zprávy vymazána a v datové schránce zůstane pouze tzv. obálka, která poslouží k případné kontrole přijatých a odeslaných datových zpráv. Pokud si uživatel datovou zprávu nepřečte, bude považována dle Zákona po deseti dnech (10) ode dne dodání datové zprávy do datové schránky za doručenou.

Datová zpráva bude v datové schránce uchována ještě 90 dní po dni, kdy byla datová zpráva fikcí doručena. Po této lhůtě je příloha datové zprávy vymazána a zůstává zde opět jen obálka. Znamená to mimo jiné, že příjemce, pokud to je vhodné, si musí tyto zprávy sám archivovat.

To je možné buď na vlastním počítači například prostřednictvím elektronické spisové služby, nebo prostřednictvím archivačních služeb, které bude nabízet Česká pošta (datový trezor viz bod č. 1).

Upozorňujeme, že bez ohledu na to, jak dlouho trvá uživateli, než si datové zprávy vyzvedne ze schránky, je zpráva, která byla do schránky doručena za deset dní od jejího doručení považována za převzatou-vyzvednutou a to bez ohledu na to, zda si ji příjemce ze schránky skutečně vyzvedl.

Nicméně není nutné využívat placené služby České pošty, pokud si subjekt zajistí trvalé uložení datových zpráv tak, aby tyto vždy obsahovaly původní dokument (složky autenticity a integrity), např. v podobě nosiče CD/DVD, z nichž je možné v budoucnu prostřednictvím autorizované konverze získat původní dokument.

7. Moment doručení datové zprávy do datové schránky, je tímto momentem doručení okamžik, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístupu do datové schránky? V praxi má uživatel nastaveno zasílání informačních mailů o doručení datových zpráv, ale do schránky se přihlašuji zpravidla ráno a odpoledne, tzn. maily doručené později odpoledne nebo večer přijme až druhý den ráno, tj. považuje se za den doručení druhý den?

Přebírání doručených datových zpráv bude nejčastější činnost, kterou budou právnické osoby se svou datovou schránkou vykonávat. Je doporučeno kontrolovat doručené datové zprávy v ideálním případě každý pracovní den, minimálně však jednou týdně kvůli fikci doručení – po 10 dnech je datová zpráva považována za doručenou i v případě, že se do datové schránky nikdo nepřihlásil a začínají běžet lhůty, vyplývající z povahy dokumentu.

Osoba oprávněná pro přístup do datové schránky by měla kromě dokumentů obsažených v datové zprávě ve vlastním zájmu ukládat i kompletní datové zprávy pro případ zpětné kontroly nebo dokazování a ukládat je do bezpečného úložiště, které umožní jejich dlouhodobé uložení. S dokumenty, které jsou přílohami datové zprávy, se dále pracuje běžným způsobem.

Ze zákona je zpráva považována za doručenou už okamžikem přihlášení osoby oprávněné k jejímu přečtení do datové schránky. Vlastní okamžik přečtení nebo stažení této zprávy nemá už na doručení vliv.

Upozornění: Pro úplnost si dovolujeme čtenáře tohoto příspěvku upozornit, že uvedené závěry, které jsme poskytli, jsou převážně výsledkem naší vlastní zkušenosti. Samozřejmě, že s ohledem na novost systému datových schránek je třeba vyčkat na poznatky z vlastní praxe jejich užívání a je tedy zřejmé, že není možné v tomto okamžiku poskytnout vyčerpávající odpověď na shora uvedené otázky.

____________________________________________________

[1] Metodické pokyny k využívání datové schránky www.datoveschranky.cz a publikace Datové schránky, Prof. Ing. Vladimír Smejkal, CSc. LL.M., ABF, rok 2009