Využívání institutu administrátora pro přístup do datové schránky a její administraci

Datové schránky jsou právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku zřizovány automaticky (bez žádosti), přímo ze zákona. Obecně v souladu se zákonem o elektronických úkonech platí, že k přístupu do datové schránky je oprávněn statutární orgán, resp. jeho člen, popř. vedoucí organizační složky zahraniční právnické osoby[2]. Tyto osoby obdrží od Ministerstva vnitra České republiky („Ministerstvo“) tzv. osobní číslo a do tří dnů po jeho obdržení jim budou zaslány do vlastních rukou údaje pro přihlášení do datové schránky.

V praxi se však nezřídka stává, že členové statutárního orgánu jsou natolik vytížení, že buď nemají čas, nebo si nepřejí zabývat se každodenními administrativními záležitostmi společnosti. Rovněž je častým jevem, že statutární orgán či jeho členové pobývají dlouhodobě v zahraničí a tudíž nemohou do vlastních rukou obdržet osobní číslo (fakticky se s ním seznámit) pro zaslání údajů o datové schránce; v současné době není totiž možné doručovat přístupové údaje k datovým schránkám do zahraničí[3].

Z toho důvodu, aby v praxi nedocházelo k vyhýbání se užívání datové schránky ze strany oprávněných osob a tím zpochybňování doručení dokumentů, stanoví zákon o elektronických úkonech, že datová schránka je zpřístupněna již prvním přihlášením oprávněné osoby[4]. Pokud se oprávněná osoba nepřihlásí, platí, že datová schránka je zpřístupněna patnáctým dnem následujícím po dni doručení přístupových údajů těmto osobám[5]; pro stávající oprávněné osoby dojde tedy ke zpřístupnění nejpozději ke dni 1. listopadu 2009[6]. Od okamžiku zpřístupnění datové schránky do ní mohou být zasílány dokumenty s účinky doručení.

Pro výše uvedené případy se nabízí využití zákonného institutu tzv. administrátora[7], který může být jednak oprávněn vyzvednout přístupové údaje pro přístup do datové schránky, popř. může mít přístup do datové schránky a starat se o její další provoz místo oprávněné osoby. Administrátorem může být ustanovena výlučně fyzická osoba.